员工入职绕不开的6个电子签需求，助力HR提效

“办理新员工入职”往往是HR工作中最繁琐的环节之一，不仅要花大量精力收集员工信息、制作花名册，还有一堆入职材料、协议、合同要在一个月内安排好签署。特别是在中大型集团、零售、连锁门店、物流、餐饮、制造业工厂等劳动密集型组织，新员工流动量大，遇到招聘旺季，HR常常无暇应对。

契约锁方案

契约锁推出专门服务于员工入职环节的电子签方案，覆盖“入职offer确认、新员工信息收集、入职信息录入管理、合同及协议签署、入职必签材料签署、员工花名册生成等”6大功能。

帮助HR处理“文件起草、传输、信息确认、通知签署、信息收集整理、制作花名册、合同盖章等”机械化操作，让效率翻倍、加快入职、降低人事管理成本。

化解入职环节电子签难题：
・分公司、门店、专柜、工厂遍布全国，招聘旺季或高校毕业季，一些组织短期内入职流量可达上百人，光是劳动合同就有上百份，再加上承诺书、员工手册等十多种必签文件，全靠HR快递纸质文件给各地机构完成签署，不仅进度看不见、周转麻烦、周期长，还容易出现漏签。

・劳动合同、协议文件因岗位、工种的不同，内容样式也不同，光是员工入职该签什么合同就得查半天，一些提前打印的模板文件，条款一变动只能作废。

・HR将纸质合同寄往各地，无法实时监督签署过程，不排除熟人代签的可能，用工风险高。

・新员工要交哪些材料只能HR一一通知，线下收集、整理，不仅核对起来麻烦，有时在归档环节才发现有一项资料漏了。

现在，无论是签劳动合同、入职材料还是收集员工信息，HR只需发起1条入职签署流程即可自动办理。新员工打开手机认证身份，短短几分钟即可在线提交信息、签署合同及材料。几十人、上百人同时入职，HR批量即可办理，更省时间、更少成本、更快入职。

电子签约如何帮助HR高效应对员工入职

1 HR邮件/短信发送电子offer

面试通过后，契约锁帮助HR自动生成offer文件及签署流程，待入职审批通过后，通过邮件/短信通知候选人，offer文件的签字、盖章只需几分钟。

应用效果

无需手动填写信息、无需打印纸质offer、员工实名确认入职；HR可实时了解offer签署进度，及时推进签约入职，原本一周的确认工作，现在当天即可完成。

2 入职信息登记-变更，员工本人确认

过去，新入职的员工信息全靠HR手动管理，登记、录入、变更不仅工作量大，还容易出错。

现在，契约锁人事电子签平台为HR提供入职员工信息统一导入，员工线上填表登记信息、电子签名确认表单及信息修正函信息，确保每项数据经本人确认，真实可信。

・HR通过Excel表批量导入新入职的员工信息，批量勾选人员信息即可一键发起入职审批。

・员工打开手机短信即可查收信息登记、变更消息，实名认证填写个人信息、在线签署信息修正函、登记表，只需十几分钟即可配合HR完成信息管理工作。

（员工移动签署电子修正函）

（员工信息登记表模板-支持员工在线填写信息）

应用效果

信息登记、审批、变更一体化；多种表单模板样式，支持员工在线填写信息、电子签名，让繁琐的过程简单化，让数据更精准。

3 HR批量发起/签署电子劳动合同/协议

无论是正式员工，还是实习、返聘员工入职，在“劳动合同、实习协议以及返聘协议”签约环节，HR都能通过契约锁电子合同模板，根据岗位要求一键生成电子合同、批量发起签约流程，批量完成公司内部盖章，省去逐一起草、手动点选、一份份文件盖章的麻烦。

• 支持招聘会现场扫码签约：契约锁帮助在线生成电子合同二维码，招聘会现场，候选人才扫码即可填入信息、随时随地签合同。

• 支持电子模板高效填参：各类合同文件中的参数信息可以通过电子模板灵活编辑，候选人信息，姓名、岗位、证件信息自动关联、一键写入，支持智能计算薪酬，让复杂的合同起草过程简单化。

应用效果

多种格式模板按需调用；批量发起/盖章帮助HR高效完成机械化工作，轻松应对招聘季。

4 新员工信息线上上报、自动收集

为了方便人事入职审查，一般办理入职时必须统一收集员工的“离职证明、学历证书、资格证书、身份证及户口本信息、体检报告等”材料，材料类型太多，不仅HR工作量大，还容易漏，有时在档案归档环节才发现员工信息不全。

现在，HR在发起入职签约的同时，直接在流程附件中设置材料上报要求，新员工签约的同时，根据材料要求一一上传文件、填写信息，自动完成收集归档。

应用效果

合同签约、信息收集一步到位；从“HR线下收集”到“员工线上上报”，提升效率；通过设置必填材料防止漏填，确保一次办完。

5 十多种入职文件1条流程1次完成签署

员工入职，除了要签劳动合同外，还要根据公司入职要求签署“保密协议、竞业限制协议、员工承诺书、员工手册、岗位说明书、合规守则、知情告知书等”文件。

过去，一般由HR整理好后，通知员工面签，或者快递转送给异地员工签署，签署过程看不见，十几份文件等着员工逐一手动签名，不仅麻烦、还容易漏签或丢失。

通过人事电子签的应用，HR可以在同一条入职签署流程中，直接将其他要签文件上传到流程附件中，员工签署劳动合同的同时，即可一键电子签名，全程只需几分钟。

（一条流程一次完成签署）

应用效果

与劳动合同流程自动关联，一条流程一次完成所有入职文件签署，无需一个材料一个签署流程，加快签署进度。

6 帮助HR自动生成、导出员工花名册

企业内部大多都有制作员工花名册的习惯，过去只能靠HR一个员工一个员工的去手动登记，操作麻烦，工作量大。

契约锁支持“员工信息导出”，HR可以把自己需要的花名册信息提前设置好，勾选所需的合同文件，系统自动筛选信息，姓名、手机号等信息快速生成excel表格导出。 

（智能导出信息）

应用效果

无需HR手动录入，自动生成、快速导出使用。信息更精准、防遗漏。
更多人事电子签应用场景：
· 劳动合同电子签应用
· 入转调离全过程电子签方案 

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