中国500强企业|陕西建工携手契约锁,推动全集团70多家公司电子用印

契约锁电子合同电子章
2022-12-15 14:39:33

陕西建工集团股份有限公司(以下简称“陕西建工集团”)与契约锁围绕电子签章 技术展开合作,打造覆盖全集团70多家公司,一万多名员工的电子签章 服务平台,通过与泛微OA、用友ERP集成应用,推动人事、采购、销售、工程等业务线上审批、电子用印,加速业务全程数字化转型。

构建安全、便捷电子签署环境
赋能无纸化办公,助力建筑工程行业数字化转型

陕西建工控股集团有限公司始建于1950年3月,是陕西省政府直属的国有独资企业,所属的核心企业陕西建工集团股份有限公司是A股上市公司,省属大型国有综合企业集团,具有工程投资、勘察、设计、施工、管理为一体的总承包能力。
“十四五”时期,国家全力推进数字化建设,并号召推广“电子签章”、“电子合同”等应用。作为大型国有建筑企业,陕西建工集团的数字化建设始终走在前列,搭建了财务、人力资源、项目、OA协同办公等覆盖全业务链的数字化运营管理平台。
此次陕西建工集团通过与契约锁合作,建立统一的印章管控平台 ,推动印章管理和使用数字化转型,通过与现有业务系统集成应用,进一步解决集团日常管理和运营中“印章数量多难管理、私刻印章难预防、文件签署效率低、纸质文件存管成本高、借阅难等”问题,真正建立无纸化的办公环境。

“两步”化解印章管理和使用难题
让签署降本提效,打通业务全程数字化最后一公里

第一步:统一印章管控平台
1套系统支撑全集团日常印章管理和使用需求
作为大型综合企业集团,陕西建工集团下属公司多、人员密集,实体印章近两万多枚,不仅印章管理难度大,各个下属公司及各项业务的日常用印面临“异地用印、排队盖章、不经授权盖章等”种种难题,监管很难到位。
为此,陕西建工集团联合契约锁建立可以统一使用的印章管控平台,让70多家下属公司的印章信息全面电子化,并统一到一个平台集中管理、授权使用。

(陕西建工集团印章管控平台功能方案)

考虑到陕西建工组织规模大、层级多,契约锁帮助打造层层分级分权管理功能,在满足陕西建工集团印章集中管控要求的同时,一套系统满足下属二级、三级、四级最多至五级分公司独立管理使用的需求,避免在印章使用中出现“层层审批、层层管控、效率低等”麻烦,让系统在超大型集团组织的应用更加灵活。

(陕西建工集团统一印控中心)

第二步:多系统集成应用
无缝对接泛微OA、用友ERP,支撑全集团业务电子签
通过集成应用,与陕西建工集团现有的泛微OA系统、用友ERP系统全面对接,以现有管理软件作为操作平台,构建200多条电子用印流程,让集团及下属公司的业务在相应的管理系统中就能实现“线上审批、网上签署、自动归档”。
满足陕西建工集团内部日常电子用印的同时,与外部供应商、合作方、施工方实现远程签约,缩短签署周期,让业务提效。

(陕西建工集团电子签章集成应用方案)

据统计,目前陕西建工集团70多家公司的人事全周期文件、财务回执单、采购合同及订单、工程及监理合同、销售合同、公文等近20种业务文件已经全面实现电子签约 、线上归档。
↓ 例如:
01
“入职介绍信及劳动合同”网上签,高效入职

针对陕西建工集团内部人才推荐工作所需的“入职介绍信”和“劳动合同”等文件,现在HR登录泛微OA系统借助流程即可与接收单位、员工高效推进签约。
• 入职介绍信审批后即可自动盖章、同步下发接收单位,无需HR过多投入精力,自动开展。
• 劳动合同的签署,短信即可通知员工、手机端移动签署,公司内部自动盖章、归档,无需人工干预,简化HR工作量,搭建全面数字化入职用工环境。

(内部员工推荐入职,介绍信及合同签署场景)

(发起入职流程-介绍信自动签署-查收短信消息-在线签署劳动合同)

02
员工在线自主开“电子人事证明”

陕西建工集团人员密集、体量大,收入证明、工作证明等人事证明材料的签署,机械化、频率高且需求量大,不仅消耗HR大量时间和精力,员工常常因为沟通、等待时间长,体验不佳。
通过电子签章 与泛微OA的集成应用,可以建立电子人事证明线上自助办理渠道,员工无需咨询、在手机端就能自助申请办理,线上审批即可自动盖章、生成电子PDF证明文件,几分钟即可下载使用,提升人事服务效率。

(流程申请开证明-系统自动盖章-短信通知下载)

03
与供应商远程签署采购合同

陕西建工集团各类材料、设备、服务供应商遍布各地,合同协议的签署工作常常需要依靠快递传输推进,成本高、效率低。
通过电子签章 的应用,陕西建工集团内部在泛微OA平台发起采购合同签署流程、上传供应商信息,自动驱动合同审批、供应商短信签约、内部自动盖章、文件线上归档,最快只需几分钟。
04
财务回执单在线盖章、自动下发往来单位

通过与用友ERP系统集成,陕西建工集团与内部单位之间的财务往来回执单,财务可以随时可以根据系统中的收付款、转账信息发起电子回执单签发流程,自动套用电子模板并盖章,一键下发往来单位。
让ERP系统中的财务数据、流程与电子签章全面互联,实现自动制单、盖章,省去反复核对、手动盖章、快递传输单据的麻烦,提升效率。

(ERP系统种发起回单申请)

(自动盖章生成电子回单)

总结
安全、有效、便捷的电子签章 应用,帮助陕西建工集团解决了业务端线上签字、盖章难题,通过授权使用的电子用印环境,驱动印章管理制度落实,打通业务全程数字化过程中的关键一环。
通过身份认证、数据存证、文件验真、加密防护等众多功能的使用,确保陕西建工集团的签署安全、真实,让已签的PDF文件不可复制和篡改,助力建设可信的数字化基础。

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