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分享|契约锁印控平台:让每一枚印章都在授权范围内安全高效使用

契约锁电子合同电子签
2022-06-08 11:58:27

契约锁数字化印控平台为组织提供“电子章和实体章”一体化管理服务,让所有印章的制作、授权、变更、使用、销毁等都由流程驱动实现全生命周期管理,真正实现印章管理制度落地,让每一枚印章真正可控,让组织的每项业务用印更加合规、安全、高效。

帮助组织实现:

1部手机就能随时随地授权、审批用印,让每一枚印章始终处于系统的监控之下,在保证印章安全的同时,让用印更加便捷。

1套系统有效解决:印章数量多、分散各地,监管难、使用效率低,印章管理制度落地执行困难、分子公司印控系统部署成本高等种种难题。

契约锁数字印控产品功能及特色应用

1、组建数字印控中心,为每枚印章建立档案卡片

帮助组织将分布在全国各地的印章纳入一个平台,建立“数字印控中心”,自动汇总所有印章信息,形成“电子印章库”,通过详细的档案卡片记录每一枚印章的所有操作信息

包括印章名称、管理员、所属机构、印章状态、用印文件、用印时间等各类详细信息,真实还原每一枚印章的操作轨迹。

过去,在集团型组织里可能会有成百上千个印章,而领导层很难知道哪个印章谁在管理、今天谁盖了章、盖了什么文件。现在,打开手机,通过印控中心就能随时随地掌握每一枚印章的真实情况。

2、印控体系“三员分立”,印章管理使用合理合规

为了确保印章安全,契约锁印控平台实行“系统管理员、安全保密管理员、审计员”三员分立;“印章管理、印章使用以及系统运维”三权分立权限体系,管理员及权限不交叉、不重叠,防止权力集中。

印章管理员负责印章的日常维护和管理,只有印章使用者才能使用印章,而系统管理员则负责系统功能的配置和运维,不能查看任何印章、文件的相关数据。

确保各个角色权限互相隔离、互相监督,有效避免因管理员权力过大,而产生的印章滥用等风险。

3、印章全生命周期管理,每项操作经授权、更合规

印控平台上每一枚印章的刻制、授权、使用、变更、移交、停用以及销毁,都由流程驱动,实现全生命周期管理。

所有印章操作必须按照管理制度,发起申请流程,经相关领导审批授权后才能操作,让印章操作过程更加透明,可控。

4、印章分级分权管控,满足集团组织印控管理需求

大型集团组织章多、分子公司多,印章管控中既要满足集团总部的集中管理需求,还要考虑分子公司独立使用效率。

契约锁印控平台支持分级分权管理模式,实现印章权限灵活调整,让总部既能统一管理所有印章,也能通过授权,让分子公司实现独立管理,让集团型组织的用印更灵活和便捷。

5、用印制度数字化落地,各项业务高效复制推广

印控平台上每个印章的使用权限、审批流程等都是根据印章管理制度制定实现,通过集成业务软件,可以帮助组织将人事、行政、销售、采购等各项业务的具体用印要求通过印控系统的流程、授权配置来落地实现。

现在,组织根据业务类型选择用印流程,自动关联印章、审批人等信息,授权后自动盖章,让每项业务的用印过程都能符合印章管理制度。

同时,可以将成熟的用印流程快速复制到下属机构使用,更加高效便捷的在全组织、各项业务中落实印章管理制度。

6、流程驱动印章使用,合规、高效用印

契约锁印控平台的所有印章都是由流程来授权使用,按需发起用印流程、审批授权、在线盖章,使用过程更加透明、合规。

可以根据组织日常签署需求,提供固化用印(锁定印章)、半固化(缩小印章选择范围)以及手动用印(手动选择所需印章),灵活满足不同业务场景下的签署需求。

7、多维度审计日志,让每一枚印章操作留痕

关于印章管理和使用的所有痕迹,系统会以日志的形式记录,有权限的管理员可以通过可视化的日志工具进行查看,同时印控中心提供数据锁定能力,对这些原始数据进行防篡改处理,进一步增强数据的真实性。

8、建立风险预计机制,智能检测、预警风险

除了日志记录这种事后追溯的能力之外,对于事前的风险,系统通过预埋风险也能进行监测。

综合各类客户关注的风险内容,印控中心在后台预设风险项,涵盖印章管理和使用的各个阶段,通过实时或定时的检测,及时发现风险并预警,让管理人员可以快速反应处理,提升印控水平。

9、多维度印章统计报表,直观掌握组织印章全貌

系统内沉淀的印章操作数据,可以通过可视化报表多维度的呈现给管理者,帮助快速了解印章使用频率、签署进度、印章类型、文件类型等全貌特征,为组织的印章管理制度优化提供关键决策依据。


总结

契约锁数字化印控中心让各类组织通过一个平台统一管理、使用和监控印章,借助电子流程让组织印章管理制度落地,让每一枚印章的操作都被精准记录,让组织的各项业务真正实现合规、安全、高效签署。

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