契约锁数字化印控中心:一个平台支撑全集团印章管理、使用需求

契约锁电子合同电子章
2022-07-21 15:54:41

在中大型企业,印章数量少则几百、多则上千,大多分散在各个分子公司、各个部门,在印章电子化过程中,如果一个分子公司一套系统,不仅印章分散管理问题未改善,部署成本也不少!

契约锁针对中大型企业客户推出“数字化印控中心”,全集团一套系统就能集中管控所有印章,印章的制作、授权、管理和使用,都能按照企业印章管理制度规范执行,让每一枚印章都在授权范围内使用,让企业数字化过程中的签署更加安全、可控。

契约锁数字化印控中心功能特色

让每一枚印章都在安全、可控范围内使用

1、

印章全生命周期管理

全流程驱动印章制作、更新、使用、销毁

为了让印章的使用和管理在可控范围,契约锁数字化印控中心采用全流程驱动管理模式,所有印章的制作、更新、使用、查看、移交、停用、销毁动作都由流程驱动、审批授权进行,确保印章操作行为可知、可控。

1)建立印章数字化信息台帐,印章情况可视化

通过建立印章数字化信息台帐,无论是电子章还是实体章,系统都能同步记录、还原每一枚印章的使用轨迹,对于分子公司遍布全国的中大型组织,打开印控系统就能快速了解全集团印章分布情况,包括印章数量、印章类型、印章使用次数、印章管理员信息等。

(印章数字化信息台帐)

(物理印章监控)

2)印章审计日志还原印章使用轨迹

审计日志可以帮助还原每一枚印章的操作、使用、管理过程,具体到用印时间、用印人、用印次数、用印文件一查便知。

(操作日志)

3)智能分析用印数据,使用情况一目了然

通过数据统计分析,多维度呈现全集团用印情况,包括各个分子公司、部门不同时段的用印情况,不同印章的使用频率都能一键分析,快速了解公司真实印章使用情况。

2、

“3”大权限保障体系

确保印章有序、安全、规范使用

契约锁数字化印控中心实施严密灵活的“权限体系”,确保从“印章”到“印控系统”每一步操作都能按照客户印章管理制度规范执行。

1)组织“分级分权”

集团总部可管控,分子公司可独立管理

契约锁数字印控中心实施印章分级分权管理体系,在实现集团总部统一集中管控印章的同时,还能通过授权,满足分子公司独立管理的需求。

总部可以根据管理需求为各个分子公司配置独立的“系统管理员、印章管理员以及文件管理员”,方便分子公司进行独立管理。

(为分公司赋权)

无论是几十家还是几百家分子公司,只需一套系统就能统一实现数字化印控,解决集团型企业内部一次部署多套系统、信息无法互通、实施成本高等麻烦。

2)系统“三员分立”

权限互相隔离、互相监督,防止权力集中

为了防止系统管理员权限过于集中,契约锁根据国家保密标准NMB20-2007《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》要求,实行“系统管理员”、“安全保密管理员”以及“安全审计员”三员分立权限体系,三员权限隔离、互相监督,防止权力集中,确保用印安全。

权限逐一细化,授权到人

在系统管理过程中,将“三员”的配置、授权、审计权限逐一细化、分解成“系统管理员、印章管理员、业务创建员、模板创建员、文件管理员、审计员等”多种基本角色,在流程化操作体系下,实现权限授权、执行、监督。

审计独立,确保审计数据公正、可信

在配置权限的过程中,可以通过添加“互斥角色”设置独立的审计管理员,有效防止系统管理员以及安全保密员同时兼任审计员,确保系统具备独立的“审计监督”角色,确保系统审计数据公正、可信。

3)印章“三权分立”

“管理、使用、运维”三权分立,防范人为用章风险

为了保障用户用印安全,契约锁数字印控平台采用印章“管理、使用、运维”三权分立”管理体系,确保系统管理员、一般用户以及技术人员无权接触印章:

前端用户只能提交文件或用印流程申请用章,不接触印章;

中端管理人员负责印章及业务流程配置;

后端系统管理人员、项目人员只能执行系统运维工作,全程不涉及任何印章业务,也无法查看系统用印业务数据和文件。

【点击查看】契约锁安全防控管理详细实施方案。

3、

打通异构软件

满足企业各类业务在线签署需求

为了让企业各项业务的用印过程合规,契约锁数字印控中心可以和ERP、HRM、CRM、采购管理、招投标管理、项目管理、财务管理、以及销售管理等各类异构软件打通,通过流程驱动为不同业务文件自动匹配印章,实现审批用印,让企业的印章管理制度真正落地。

【点击查看】:契约锁数字化印控中心与各类异构软件开放集成应用场景

契约锁数字化印控中心应用价值:

数字化印控中心将印章从人为管控变为系统管控,过去无法落实的印章管理制度,现在可以通过系统监控执行效果,可视化、全流程化的印控环境,让每一枚印章安全、高效使用。

同时,缓解中大型组织一次部署多套系统的转型压力,助力各行业组织的数字化转型安全、轻便、可控!

>>> 契约锁数字印控中心在中大型组织的应用情况:

双汇集团
360集团
圆通速递
俊发集团
华润置地
鑫苑集团
一汽解放
唐人神
精测电子
武汉天然气
兰石集团
苏州广隆

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