客户名称: 郑煤机集团
行业: 大型集团
地区: 河南
场景: 人事-采购-培训-服务-凭证以及档案等多项业务的近20多种文件在线签
郑煤机集团

中国500强企业、中国机械工业百强企业、河南省大型国有企业——郑煤机集团引入契约锁电子签章系统,推动集团及分子公司统一数字印控中心,完成多业务系统对接,逐步推动合同单据以及档案文件在线签署,助力数字化转型!

引入电子签章,进一步实现“国企数字化转型”目标:

郑煤机集团创建于1958年,是一家“老字号”国有企业,也是国内煤机研发制造龙头企业。20多年的发展,郑煤机集团已经发展成为全球重要的煤矿综采技术和装备供应商、具有国际影响力的跨国汽车零部件企业集团。

目前拥有煤矿机械、汽车零部件、投资三个业务板块,在全球17个国家和地区拥有28个分支机构,员工17000多名。


(截图自郑煤机集团官网)

年初,国务院国资委发文加快推进国有企业数字化转型,推动新一代信息技术与制造业深度融合。 

郑煤机集团的数字化建设一直走在行业前列,今年3月还入选国务院国资委下发的“2020年国有企业数字化转型典型案例”名单。

此次引入电子签章,将进一步解决人事、采购、服务以及档案管理等工作中各类文件线下签字盖章工作量大效率低、成本高、归档查询难、合同风险高等难题,与现有管理软件融合,打通业务全程数字化管理最后一公里。

便捷部署:

1套系统实现集团及分子公司统一用印,支撑现有管理软件线上签署需求:

• 郑煤机集团海内外分支机构多达20多家,大批量印章不仅集中管理难度大,日常各分子公司、各项业务的签字盖章情况更难掌控。

• · 现有的业务软件、办公系统只停留在审批阶段,业务中签字、盖章的文件全在线下操作,管理脱节。

为此,契约锁帮助郑煤机集团建立统一数字印控中心,集团及分子公司印章一个平台统一管理调用,通过集成,为郑煤机集团现有的ERP软件OA办公系统以及电子档案系统提供电子签名电子印章支持,实现业务线上审批、用印。


(郑煤机集团电子印控中心应用情况)

丰富场景支持:

人事-采购-培训-服务-凭证以及档案等多项业务的近20多种文件在线签:

为了将电子签章与郑煤机集团日常业务结合,契约锁已经和集团现有的ERP系统OA办公系统以及电子档案管理系统完成对接,集团及分子公司登录业务系统就能发起签署流程,审批后在线调用契约锁数字身份、电子模板、电子签章应用,完成内部签署、外部签约。


(契约锁为郑煤机集团多套管理软件提供电子签章支持) 

据统计,目前已有“押金收据、劳务合作合同、货物运输合同、基建合同、咨询服务合同、培训合同、后勤服务合同、采购合同、委外合同、服务协议以及电子档案”在内的近20多种文件通过管理软件实现在线签署。

>>> 例如:

1、在OA系统便捷签发“押金收据”

郑煤机集团有严格的门禁制度,临时发放的门禁卡采用押金收款管理方式,期间需要签署大量押金收据给员工。但是,每天出入的人流量多,押金收据签署频率高,纸质收据一层层递交下来,不仅签署效率低、收据更容易丢失或损坏

现在,员工缴费后登录OA系统发起一条签署流程,公司审核自动盖章,几分钟就能下载加盖电子印章的押金收据。


(发起签署流程-收据签署后自动回传-便捷下载)

2、在ERP系统与外部供应商高效签署采购合同

郑煤机集团采购频率高,有长期合作的供应商数百家,累计供应商一千多家,常规的采购订单以及采购合同签署量大。线下签署中,数据都在ERP系统,合同签署需要打印盖章再邮寄再纸质归档,非常麻烦。

现在,各类工业品采购交易中,员工在ERP系统发起采购合同签署流程,快速填写双方负责人信息,流程驱动内部审批、盖章,外部人员短信链接移动签署,高效完成签约。


(外部企业短信链接移动签署)

3、收据等档案在档案系统在线盖章、高效归档

财务单据、合同等电子档案归档环节,业务人员通过电子档案管理系统发起归档签署,审批无误后自动盖章,高效完成归档。

(财务单据档案归档签署) 

同时,签署状态自动回传档案管理系统,档案归档进度可知可控。


总结

电子签章的应用帮助郑煤机集团解决了业务文件线上签署难题,以权威CA证书为基础帮助建立可信、有效、安全、可验可查的数字化管理环境。

• 确保郑煤机集团各项业务在线审批、调用印章,确保签署过程合法有效

• 保障集团内外签署过程中各环节审批签署人员身份真实,防止冒签代签

• 为集团业务签署提供数据存证服务保全证据链,确保用印安全,可出证;

• 业务审批流、签署流彻底打通,简化签字用印过程,全面提升签署效率;

• 从总部到分公司各个印章实时在线监控,确保轨迹透明,杜绝用印风险。

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