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分享|契约锁电子档案产品,让组织的数字化成果永久封存、可查可验

契约锁电子合同电子章
2022-09-16 18:18:47

组织数字化建设中,各项业务产生的大量签字盖章文件,是重要的业务凭证,却往往分散在各个业务软件中,整理汇总难,内容易篡改,时间一长就找不到了…组织需要建立自己的电子档案系统,提升电子文件归档、利用效率。

电子档案应用成趋势

2020年,国家有关部门出台了两项重要政策,明确“电子档案和传统载体档案具有同等法律效力”、针对电子档案的单套管理发出征询意见稿,电子档案应用逐步形成趋势。

但是,随之而来的电子档案管理问题,也成了组织数字化过程中不得不解决的难题:

· 如何自动接收来自于不同系统的电子档案?

· 电子档案与纸质档案如何统一管理?

· 大量的档案文件如何才能高效查阅和利用?

· 如何确保归档后的文件永久封存、不被篡改?

#契约锁电子档案#

契约锁电子档案管理系统通过集成各类业务软件,实现业务档案数据自动收集、分类归档,让组织的数字化成果100%归档、全生命周期管理,让档案在线3秒可查、全程数据存证支持,有效防篡改!


契约锁电子档案产品功能特色

1、电子档案和纸质档案统一管理

无论是业务系统中产生的电子数据文件,还是实际工作中存在的会议记录、手稿、领导批示等纸质文件,契约锁都能进行统一的全生命周期管理。

· 针对电子档案,契约锁支持批量导入、或者接口集成等方式,自动完成收集。

· 而实际工作中依然存在的纸质档案,契约锁支持通过扫描上传等方式,实现案卷关联和匹配。

让组织通过一套系统,统一管理组织内部产生的所有电子档案和纸质档案。

2、一站式的档案管理门户

为了提升不同部门和岗位的档案管理效率,契约锁通过一个平台入口将分散在各个功能模块、各类业务软件中的数据抽取出来、统一汇总到一个数字档案中心,满足不同人员的管理和使用需求。

   例如:

· 档案管理员:通过个性化门户及时接收、整理档案数据,处理档案借阅申请,掌握档案库使用情况。

· 普通用户:可以通过门户快速搜索所需档案文件,查阅本人所有历史借阅记录和档案文件。

· 系统管理员:实时监控系统整体运行情况,根据组织及业务需求的变化,对人员、角色、权限以及表单等进行调整。

3、档案全生命周期管理

结合档案管理办法要求,为组织提供“档案收集、整理、利用、鉴定、销毁等”全程电子化流程,推动档案全生命周期管理,实现合规高效管理和利用。

4、建设组织数字档案馆-100%归档

契约锁支持批量上传、扫描上传以及对接集成等多种档案数据收集方案,通过和业务系统对接,实现档案数据自动收集,让组织的人员档案、项目文件、电子会计凭证、生产技术文件以及经营决策等数据档案实现100%归档。

5、档案自动整理,元数据管理确保档案“四性” 

为了提升档案整理效率,用户可以在契约锁电子档案系统通过预设规则,实现档案排序、组卷和编号等进行自动化整理。

同时,为了确保电子档案的真实性、完整性、可用性和可靠性,契约锁支持对档案的内容、结构、背景以及整个管理过程等元数据自动进行监测,并生成报告,确保档案自身证据价值。

6、精准库房管理能力,纸质档案实际存放位置可查

针对纸质档案的管理,契约锁提供库房管理应用,精准记录扫描上传的纸质档案实际存放位置,满足对纸质档案进行上架、出入库以及移库等操作需求。

7、档案多维度检索-3秒可查

已归档的文件,契约锁可以为组织提供多种维度、多种类型的检索方式,通过关键词3秒内精准定位目标档案。

8、添加电子签名,确保归档文件防篡改

根据国家各项法律法规要求,电子档案系统必须具备电子签名能力,用于确保内容不被篡改,契约锁以权威可信的数字身份证书为支撑,为组织的电子档案添加数字签名,明确各环节责任人真实身份,确保内容不被篡改。

9、档案数据实现第三方存证

已经归档的文件和数据,可以通过契约锁在权威公证处或者司法区块链中存证,组织打开任意档案文件就能查看其电子数据存证报告,支持一键出证。

10、便捷集成业务软件,高效收集档案数据

契约锁提供便捷的接口集成方案,通过可视化配置即可快速收集来自于各个业务系统的档案数据,比如从HR系统自动收集人事档案,从ERP系统收集出入库等各类凭证等。

11、智能统计能力,档案数据报表多维度分析

契约锁借助可视化数据看板和报表,从多维度分析展现组织的档案接收、管理、利用以及保存情况,帮助及时了解档案系统使用情况。

总结

契约锁电子档案系统严格按照国家法律法规要求,为每一个组织建立自己的数字化档案馆。

统一管理组织内部所有电子档案和纸质档案,结合电子签名技术确定用户真实身份、确保真实数据、真实意愿,让归档数据防篡改,全面实现信创产业链适配,满足不同行业组织的档案管理需求,让组织的数字化成果在这个平台永久封存、可验可查。

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