签署场景

采购文件

您的组织离真正高效的“采购”,只差一套电子签章系统

作者:契约锁电子合同 2019-09-11 10:57

你知道各种规范的采购业务中到底有多少文件要签署吗?

采购文件

企事业单位和政府机关常常采用“单一来源、询价和招投标”等多种方式进行采购,复杂而严谨的执行过程中,各个环节都有很多文件要签字、要盖章。

1、“这些文件”成了采购管理中的老大难:

想提高采购效率,于是用上了业务系统、OA软件。但是后来发现,这些招采文件盖的都是实体章,要打印、要实地敲章、要快递传输,人工、纸张、运输、时间成本统统省不了。

2、离“真正的高效”,只差一套电子签:

今年,电子签章的法律有效性不断在政府机关相关政策和法规中明确,国务院令更明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效”。

《电子签名法》的修改进一步放宽电子签名使用范围,目前,除了涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;以及法律、行政法规规定等不适用以外,其余全部普及。

现在,各大组织可以直接把契约锁的电子签章平台连接到业务系统和OA软件,所有招采文件在线上用契约锁加盖电子印章,就能生成与纸质招采文件具有同等法律效力的电子招采文件。彻底打通采购管理体系,让采购更快一步。

文件电子签,采购“快”在哪?

1、询价快一步

在询价采购中,采购方要对大批供应商发送询价函获取报价。以前的纸质询价过程,采购方有时甚至要同时向几百个供应商寄出询价函,询价过程漫长,中间成本高。

契约锁可以提供服务:

契约锁与OA、采购业务系统集成,在询报价流程自动化的基础上,实现“询价单”、“报价单”等文件在线签署。

采购文件
(采购方、供应商用契约锁实现线上询报价)

采购方:在线询价

采购方通过契约锁平台或者采购业务系统,直接发起询价单签章申请,线上加盖电子印章,发布询价单,系统同步通知供应商查看、报价。

供应商:在线报价

供应商自动完成身份认证,在线查看询价单,同时制作企业公章,完成在线签章,实现电子化报价。

采购文件
(报价函加盖电子章)

2、招标快一步

纸质签署环境下,采购方每次发布招标,都要经过内部多层审批,确保内容真实性、完成用印审核,最后还要自行编辑发布到外网。整个过程中不仅效率不理想,几经周转,文件内容的真实性也成难题。

契约锁可以提供服务:

接入契约锁电子合同,可以在多系统集成的基础上,帮助企业实现招标文件、企业资质证书在线编辑、审核、盖章、发布一体化,减少人工干预,全面提升发标效率和安全性。

采购文件
(资质文件盖章)
采购文件
(招标书用印)

3、投标快一步

每次投标都像打仗,要喊上印章管理员、售前和打印人员一起加班赶点。万一用错章、内容出现错误、错过投标时间,所有工作全白干。

契约锁可以提供服务:

电子签章的应用可以助力整个投标过程无纸化,可以在线按照模版制作标书,可以全程记录内容修改变化,最重要的是可以直接加盖电子印章,直接省去了打印、密封、装箱、搬运的烦恼。

采购文件
(投标文件签署过程)

在加密技术的保证下,供应商现在可以直接上报电子标书,甚至无需到场就能轻松完成投标。不怕盖错章、不怕标书密封不合格、不怕投标迟到,再也不用没完没了的盖章。

4、评标快一步

以前每次评标,评标人在完成核算检查、筛选排查、对技术标进行评审比对后,需要完成澄清通知以及评标报告的手动编辑,最后打印签字、寄送给投标人契约锁可以提供服务:

借助契约锁电子合同,评标人可在线对比标书,质疑澄清和评标报告等文件直接使用电子签章,甚至不去现场也能评标。

采购文件
(线上评标发布评标报告)

5、签约快一步

每次采购进度总会被签合同耽误,合同内容双方要一遍遍商定,签署全靠快递,有时候内容错了想修改还得从头再来,整个签署下来,至少半个月。合同寄来寄去,谁都不放心内容是不是被篡改了,印章用的对不对。

契约锁可以提供服务:

可以连接OA与采购系统,为客户的采购合同、采购订单加盖电子印章。提升合同的编辑、审核、用印效率,全程加密防篡改。

采购文件
采购文件
(采购合同签署)

招采文件实现电子化签署,安全风险怎么解决?

如何确保采购方、供应商、评标专家的身份真实?签署有效性怎么保证?文件是否被篡改?

• 契约锁的电子签章有CA数字证书全程确保身份真实。

• 借助加密技术全程监测文件,一旦被篡改及时作废。

• 提供存证服务,确保文件全程签署留痕,可查验。

• 提供司法鉴定,让文件合法性、有效性多一份保障。

采购文件
(契约锁的签署保障服务)

小结:

所有文件的签字、盖章全面电子化,缩短组织采购文件签署时间的同时,还能借助开放的平台环境助力采购全程电子化。帮助组织实现安全、便捷、无纸化的采购管理。

点击进入,即刻免费体验电子签约!