电子档案整体介绍

契约锁电子档案管理系统开放集成异构软件,让组织的数字化成果100%归档、永久封存,帮助实现全生命周期管理,让档案3秒可查、全程防篡改!

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1、契约锁电子档案管理系统基本服务介绍

契约锁为您提供更为安全高效的数字档案管理,区别于传统档案系统,契约锁可以做到数字档案从生成、归档、查询、调用、销毁全生命周期管理。让该归档的文件百分百归档,让归档文件防篡改、三秒可查,让企业的数字化成果随时可验真伪。

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2、契约锁电子档案管理系统功能及特色介绍

为了让印章的使用和管理在可控范围,契约锁数字化印控中心采用全流程驱动管理模式,所有印章的制作、更新、使用、查看、移交、停用、销毁动作都由流程驱动、审批授权进行,确保印章操作行为可知、可控。

1)档案全生命周期管理

按照国家档案管理要求,以流程驱动档案的收集、归档、借阅、调阅、归还、销毁等全生命周期管理,确保操作合规。 avatar

档案收集: 对接OA、ERP、HRM、CRM、财务系统等各类软件,自动收集数据信息,同时支持纸质档案扫描上传,根据不同分类自动形成销售、人事、技术等不同类型档案材料。

档案著录: 档案库允许管理员手动著录档案信息、批量导入以及批量挂接电子档案;通过档案库著录信息一旦确认保存,将自动生成档案号,即刻归档。

档案查询: 为组织提供多种维度、多种类型的检索方式,已归档的文件可以精准定位。

档案借阅: 在电子档案库选择所需档案,快速填写借阅理由,发起借阅申请,规范审批借阅。

档案鉴定: 对不同类型档案设置鉴定提醒规则,及时开展鉴定,自动更新档案有效性状态。

档案统计: 系统可根据档案管理要求,提供各维度的统计表及统计图,快速分析档案数量、年份、类型情况。

档案销毁: 由管理员统一发起销毁申请,经领导审批授权后按规定销毁档案,确保销毁过程透明化、符合管理规范。

2)100%归档

开放集成业务系统,自动收集各类业务数据,让数字化成果100%归档。

3)3秒可查

已归档档案内容支持自定义标签、层级,随时开展多维度检索。

4)防伪防篡改

系统操作日志添加有效数字签名,多层加密,有效防篡改。

5)第三方区块链存证

为电子档案提供区块链永久存证服务,计算档案文件哈希值并上传区块链保存,纠纷中可以直接作为有效司法证据向法院等国家司法机关出证。