电子档案全生命周期管理

已归档档案内容支持自定义标签、层级,随时开展多维度检索。

Alt text

契约锁电子档案管理系统按照国家档案管理要求,以电子流程驱动档案收集、著录、查询、借阅、鉴定、统计、销毁全生命周期管理。

avatar

一、档案收集

对接OA、ERP、HRM、CRM、财务系统等各类软件,自动收集数据信息,同时支持纸质档案扫描上传,根据不同分类自动形成销售、人事、技术等不同类型档案材料。

avatar

数字化成果接收: 档案条目由管理员维护后导入,在线查看导入结果,档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。

接口集成采集: 档案系统提供多种系统集成方式,可以提供标准的接口被其他系统调用,可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示,采集记录清晰可查。 组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联,自动收集业务档案。 avatar

(多种集成方式)

对于一些业务场景,档案系统也可以根据业务管理规范,催收还未归档的数据及文件。

接收管理: 支持对接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。 档案管理员对于从各个渠道接收来的数据可以进一步分析处理,有价值的档案可以进行排序、编号、著录等基础操作。

二、档案管理

avatar

(档案管理整体架构)

档案整理库: 档案进入整理库后,可以以多维度的方式进行分类整理。 通过灵活定义档案门类,可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置,并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。 avatar

(档案整理库)

档案鉴定: 档案系统中的鉴定类型一般分为四种:开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定。 系统能够按照预先设置好的处理规则,自动提醒档案到期,档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案,批量进行处理。 avatar

(档案鉴定)
档案密级鉴定是对系统内整理好的档案进行密级重新分配的过程,通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

档案销毁: 到期档案可以进行销毁鉴定,需要销毁的档案进入到档案销毁清单中,待实体销毁后可以进行确认,保证相关销毁操作被记录下来。 当鉴定流程结束后,系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。 档案管理员定期执行销毁动作,销毁后的档案可以直接删除,也可以根据预设的规则进入回收站,这样的当时避免有些档案被错误处理,最大限度的保证用户档案信息资源的安全。 回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁。

档案库房管理: 为了解决纸质档案保管的问题,比如检索不便,管理记录混乱等,契约锁电子档案助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。 档库房维护支持库房、区域、密集架等设置,可以定义库房的面积、位置、管理人员信息。 将库房内部支持分隔成多个区域,每个可以设置多个不同等密集架,设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签,便于后期扫码上架操作。 avatar

(档案库房管理)
能够录入库房的温湿度信息,系统提供标准接口,可与外部温湿度传感器对接,自动完成温湿度采集工作。 为了档案库房安全,保障档案实体和信息安全,需要定期对档案库房进行检查,需要将每次检查结果录入系统统一管理。 因为档案库房专人管理,非工作人员允许不可随意进入,日常管理要求坚持出入登记制度,随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

三、档案利用

avatar

(档案利用功能架构)

档案检索: 针对海量数据,契约锁电子档案管理系统提供了多种检索方式,包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。 avatar

(档案检索)

档案借阅: 员工可以在借阅列表中检索,选择需要借阅的文件加入借阅流程,也支持在借阅期内发起续借申请,可延长借阅周期。 avatar

(档案借阅)
在线预览的档案支持水印加注,防止档案内容的外泄。允许下载的档案,也会附件生成水印。 对于电子档案,系统能够按照借阅期限,自动收回档案借阅权限;对于传统实体档案,系统能够自动提醒用户归还档案。

档案编研: 在编研模块中,组织内部可以建立专题,对档案库中的档案进行再利用,发掘档案深度价值。 可以按照主题设定档案编研任务,设定相关的工作计划,填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。 可以按照编研主题收集相关档案材料,汇集到档案,方便参与编研的人员共享资料。 同时支持在线编研,可以直接录入编研成果;支持编研成果上传,录入多个成果物。

四、档案统计报表

契约锁电子档案,能够支持读取内部档案数据和集成系统数据,动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

例如,档案接收数量、接收类型统计、档案检索排名、鉴定类型统计、管理情况统计等等,图表也支持数据穿透,能够穿透到具体的数据源中。 avatar

(档案统计报表)