用印安全综述

随着组织规模的发展,印章的种类、数量不断增多,印章管理的风险愈来愈多,管理的难度亦会愈来愈大。


印章(不管是实体印章,还是电子印章)是一个组织或个人进行社会经济活动的诚信凭证与法律依据,是行使法定权利、承担法定责任以及履行法定义务的证据,是用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具,同时也是对内实施管理的重要手段。为适应业务发展的不同需要,根据印章的不同用途及管理需要,实行不同的管理制度和方法。由于印章的使用涉及范围广,一旦管理不善就会造成潜在风险和直接损失,而且印章管理的合理性也直接影响单位业务和管理活动的正常进行。

● 组织的用印安全问题

契约锁根据多年实体章和电子章安全使用管理经验,发现组织存在各类印章使用问题,例如:

用印流程不合规: 印章使用无审批记录,先用印后审批,非标准格式文本未经法律部门审查即用印对外出具,使用印章无监印人监印等情况,未严格遵循用印审批流程进行用印,可能导致用印控制流程失控,形成潜在道德风险。
违规预先加盖用印: 用印人员为了减少麻烦,违背了“严禁在空白介绍信、保函、合同、重要支款凭证、公文用纸等上加盖印章”的规定,在空白协议、合同、重要支款凭证以及业务回单上预先加盖公章、合同专用章或业务专用章等,导致合同、协议等重要法律文件的内容、条款失去控制,形成潜在的法律风险。
对外签署的法律性文件使用部门印章: 在应使用公章的法律性文件上加盖部门印章,可能诱发道德风险和法律风险。
混用滥用相关业务印章: 业务印章未在规定的范围内使用,混用合同专用章、部门公章和业务专用章等。使用的印章不正确,内部管理不规范,可能陷入法律诉讼,或引发道德风险。
经办人员之间混用、共用业务专用章: 违背专用印章“谁保管,谁使用,谁负责”的原则,混用、共用业务专用章。经办人员一旦发生差错和事故,难以界定其责任,还可能给不法作案人员留下可乘之机。
用印登记记录不准确、不及时、不完整: 用印登记中存在漏登记、错登记、未分类登记、未及时登记、要素记录不完整、不规范,用印审批单编号不连续,印章使用记录与实际不符等情况,不利于对印章使用情况的检查监督,影响事后核查追溯。
作废印章继续使用,未及时收缴销毁: 机构变更撤销合并,已撤销的部门印章应停止使用。但实际中未严格遵循相关制度规定,废止印章继续使用,存在可能被内部人员利用进行非正常交易、内外勾结进行诈骗或其他非法活动等潜在风险。
● 组织印控安全的知识点

随着经济及组织规模的发展,印章的种类、数量的不断增多,印章管理的风险愈来愈多,管理的难度亦会愈来愈大。契约锁根据多年在印控安全方面的事件,总结出了一些基本的一些知识点,供不同的组织参考:

1、 首先必须建立起必要的印章管理制度、流程
建立完整有效的印章管理制度、流程,让印章管理过程中有据可依:比如,印章用印流程,明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等,建立岗位责任制,明确印章相关人员的职责;对新设立的用印流程和制度要定期观察是否存在缺陷或者漏洞等风险,一旦发现要及时修正。
2、 印章管理岗位设置要规范
印章管理岗位职责描述要清晰,设置监印岗位,业务印章要指定专人保管等,责任要清晰、流程完整可控,消除潜在的道德风险。
3、 不相容岗位要有效分离,不出现混岗或兼岗的现象
不相容的岗位要有效分离,主要是章证要分管,印章有权签字人与监印人、用印人和监印人不能设为同一人,不然会导致一个人可以办理全部业务的现象,不符合内部控制原则,比如:合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用,岗位制约严重失效。
4、 印章保管人员一定要培训到位,重要印章实行双人管理等
印章保管人员,一定要经过印章管理培训和风险教育培训,印章保管人员必须对印章管理制度、操作流程、保管使用风险非常熟悉。业务印章指定专人保管,重要印章实行双人管理,印章保管登记簿上记载的保管人与实际保管人要一致,确保印章保管的安全、有效,明确保管责任。
5、 印章保管场所或保管设施要符合要求
将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中,或者装入契约锁提供的智能印控仪中;存放印章的保险柜要纳入监控范围;印章保管人员临时离岗必须要将印章上锁保管。相反将印章置于不安全的场所保管,或保管场所无监控覆盖;未做到随用、随取、随时入柜上锁,使用时不脱离保管人员视线,存在安全隐患,易造成印章丢失、被盗、或被盗用等风险。
6、 印章交接手续要全、印章保管、交接登记完整
印章交接务必履行交接手续;在无监管人的情况下进行交接,印章保管、交接登记内容不完整、不齐全,未能清楚记录交接过程,不能明确印章保管责任,可能导致交接不规范等风险。
7、 印章保管使用档案资料不全
建立印章使用台账登记制度,印章管理的各类登记簿、表、单要确保不要丢失,不然容易导致案件的发生。
8、 重要印章保管人员要定期进行岗位轮换
印章保管人员定期执行岗位轮换制度,可以及时暴露风险隐患,否则容易形成潜在道德风险。
9、 印章监督检查制度执行管理要到位
对印章管理使用情况进行监督检查,监督检查范围要全面、检查频率要符合规定,一旦发现问题就纠正,避免问题扩大化和长期化。
10、 一定要利用计算机软件让组织的印章管理制度和流程落地
确保印章制度和流程能够有效落地,提升组织运营的效率,需要借助计算机软件系统来支撑。比如电子化用印审批流程、电子化用印单据、电子化用印台账,有效的计算机软件系统可以大大提高用印安全控制和用印流程的规范性和高效性。
11、 把各类物理章通过现代化的智能印控仪来管控
把各类印章加装到智能印控仪中,可有效防止印章的冒用、盗用、滥用和人情章;做到每一次用章都必须要有授权,并有记录。
12、 能够采用电子印章的地方尽量采用电子印章
电子印章具有严密的安全控制和防伪性,不会存在被盗、遗失等情况,电子印章相较于传统实体印章更安全、更便捷。采用电子印章与各类管理系统无缝对接,更加规范组织的用章流程确保用印安全,而且电子印章也方便异地用章,省却为了用章飞机来回或者快递来回。

以上是根据契约锁在印章管理和电子印章普及过程,总结的对所有组织应该都有效的风险预示和风险防控措施!印章如果管理不善会造成风险和损失,但印章管理过度也会造成业务发展和组织运作效率降低。如何结合自身单位的特点来设计出符合自己组织特色又能够保证用印安全的方案,是契约锁一直在做的事!

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