印章全生命周期管理

为组织建立统一印章库,实现印章全生命周期数字化管理。

契约锁数字印控中心为组织提供“电子印章和实体印章”一体化全生命周期管理,确保印章在可控范围内授权调用,让印章真正可控,落实组织内印章管理制度! Alt text

过去:公司的印章全都分散在各个部门,以及全国各地的分子公司里,不仅印章制度落实执行情况难确认、印章制作、使用存在乱用、冒用、违规等风险;印章使用审批程序复杂,排队、签字经常发生,签署效率也难以优化。

现在:契约锁针对中大型企业客户推出“印章管控平台”,全集团一套系统就能集中管控所有印章,为了让印章的使用和管理在可控范围,契约锁数字化印控中心采用全流程驱动管理模式,所有印章的制作、更新、使用、查看、移交、停用、销毁动作都由流程驱动、审批授权进行,确保印章操作行为可知、可控,让每一枚印章都在授权范围内安全高效使用。 Alt text

·功能介绍:

1、构建电子印章库,所有印章统一管理、使用

印章信息电子化后,建立统一的印章库,由系统进行管控,确保普通电子章、移动章、实体章、UKey电子签章等所有印章,通过一个平台集中管控。 Alt text

2、流程驱动印章全生命周期管理

由流程驱动印章生命周期管理,所有印章操作必须通过系统流程申请、审批授权,有效实现对印章的日常维护和管理。 Alt text

·印章制作:组织既可以借助契约锁电子印章标准样式自动生成电子印章,也可以上传实体印章的印模制作印章。设置印章名称、印章类别、分配印章使用权限。

·印章变更:如果印章信息发生变化,需要删除后重新制章,未填报的信息如信息编码、规格、防伪码等信息可以通过变更章面重新填写。

·印章使用:印章的使用必须经过授权实现,管理员通过角色权限添加印章使用者,为具体业务配置用印流程,确保印章在授权范围内使用。

·印章查看:帮助组织将所有电子印章、实体印章信息全面电子化,建立组织自己的印章库,一张表单自动关联所有印章信息,印章名称、制作时间、管理员信息、印章状态、使用文件及时间等信息清晰呈现,随时查看。

·印章移交:如果出现印章管理员离职等情况,可以通过移交印章管理权收回权限,同时做好印章管理权限交接,便捷又安全。

·印章停用:有权限的管理人员才能对印章进行停用处理。在此期间印章不能被使用,而停用的印章可以被再次启用。

·印章统计:契约锁印章管控平台帮助记录每一枚印章的所有操作信息,通过日志多维度呈现印章数量、使用频率、审批状态、文件类型等各类详细信息,让组织随时掌控印章情况,及时优化印章管控制度。

·印章销毁:有权限的管理员可以对处于停用状态的印章执行删除操作,印章则从系统中被物理删除,彻底消失。以上所有操作均通过系统日志可以查看,进行全方位监控。

应用价值:

所有印章操作都经公司领导授权,确保合规,有效落实印章管理制度;无论何时何地,一条流程、一步手机就能进行申请和授权,最快2分钟完成签署,提升签署效率。