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契约锁分享:如何进行电子合同平台选型
作者:契约锁电子合同电子章 1631782293000

组织数字化转型建设正如火如荼,电子合同作为组织数字化建设的基础应用,是各行各业组织所普遍重视的。

但是面临市场上大大小小软件商提供的电子合同平台,看上去功能、应用也大同小异,许多企业信息化决策者在选型中也陷入了疑惑:靠谱吗?有法律效力吗?方便吗?性价比如何?有后续的法律服务吗?……等等问题。

电子合同平台选型应贴近组织的日常签约、业务场景等,关系到组织的日常沟通、运营,选择一个适合组织自身、与组织日常签约需求相适配的电子合同平台,是一个系统性的工程,是需要组织不同岗位、不同角色共同参与的工程,最终目的是为组织创造价值。

首先,作为有电子合同需求的组织,要明确上电子合同的目的。在售前过程中,契约锁发现不少组织对电子签章的了解不深,很多组织认为电子合同就是单纯地实现线上签署,将线下纸质的签署过程转到线上,就是电子合同。

但其实,电子合同系统作为一个线上签约软件,实现数字化签署只是第一步,更重要的是电子合同是否有法律效力;如何更方便的在线签署合同及管理合同,并且实现u-key、APP、小程序等多种签署方式;以及是否具备标准化的API接口或本地化部署的解决方案等。也就是说组织在上线电子合同系统之后,能否通过创新管理模式来创造更多价值。

接下来在具体的选型流程中,契约锁认为组织在电子合同平台选型需要具备以下要素:

1、定下选型框架

组织信息部可以先简单地定好电子合同平台的总体战略目标、建设效果、需求规划、成本预算、技术平台等。

组织应针对在各类业务签署场景及合同管理中的症结来进行选型。与多部门的负责人进行沟通。结合不同部门和岗位,选择安全、有效、可信、可查的电子合同平台。例如对于管理层,他们可能更关注合同的审批及签署数据等;对于销售部,他们可能更关注合同签署效率、能否满足多样化签署场景;对于档案管理人员,他们可能更关注合同的分类归档、查阅下载等。

2、选择专业的电子合同平台厂商

实现数字化签约,不仅仅只是采购一套电子合同软件而已,更为关键的是通过电子合同平台使组织的业务数字化,因此选择一家拥有丰富的实施经验的专业厂商是项目成功实施的首要因素。

首先,要选择一家资质可靠的公司,毕竟电子合同平台使用是长期的工作,选择品牌影响力强的大公司,对后续实施、服务更安心;

其次,专业的厂商要确保技术专业和产品过硬,可以参考是否具有权威认证的各类资质证书以及其他荣誉,可通过产品演示来进行评判;

最后,该厂商是否有相关行业经验,选择一家在该行业、甚至同一个集团体系下已经有成功经验的厂商无疑会为电子合同平台顺利实施提供更为坚实的保障。

3、项目实施服务团队的能力

目前,组织用户不仅会关注产品与自身需求的切合度,也会更加关注电子合同平台厂商的实施服务能力。

项目实施团队必须要能够理解客户的管理需求、具备与各个业务部门沟通需求、梳理管理规则的能力,具备企业咨询能力和项目建设经验,能有效的控制项目节奏和风险,才能确保项目的成功实施。

组织可以参考项目团队是否具有本地化服务能力,项目实施团队是否能够快速入场,及时解决客户的问题。

4、系统的扩展和集成能力

面对激烈的竞争环境,组织在发展过程中需要不断地进行调整与变化,这就要求电子合同平台不但要功能强大而且具备满足个性化需求、灵活调整的特性,必须具有大量可定制的功能。

而且现在随着组织数字化转型的不断推进,组织可能已经搭建了各类专业的信息化系统,比如HR系统、OA、ERP、SAP、CRM、财务、公文、档案、订单等等,如何避免多个系统间产生信息孤岛,对于电子合同平台的集成能力也有着很大的要求。因此,选择一款有着与不同系统丰富对接经验的电子合同平台,不仅能够满足组织统一签约需求,还能提高集成效率,降低集成成本。

因此,组织在选型中要考虑电子合同平台的可延展性和集成性,有助于降低后期建设成本和时间,功能可以快速投入使用。

简单总结一下:选择大公司知名品牌、选择有本地化实施团队、选择产品灵活集成能力强。

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