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汇编版|契约锁电子印章在各类业务文件中的应用
作者:契约锁电子合同 1570764888000

得益于法律法规的支撑,电子印章已经在组织的各类业务中得到广泛应用:

『今年4月国务院令明确规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力,《电子签名法》的修改进一步放宽了电子签名使用范围。

目前,除了涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;以及法律、行政法规规定等不适用以外,其余业务全部普及电子印章。』

现在:

契约锁电子印章在为全国各大企事业单位、政府机关客户提供制章、管章及签署服务的同时,通过集成各类ERP软件、办公系统、移动应用等,已经逐步将电子印章覆盖到组织的各类业务文件签署中。

一、人事类

除了简单的人事文件电子用印,契约锁的电子印章管理和签约服务还可以与HR管理系统、办公管理系统连接,助力客户打造从“招聘、入职、在职到离职”全阶段文件签署平台。不仅可以让各类证明文件实现自动、高效用印,还能与外部员工实现人事合同线上签。

↓例如:

• 人事合同

可以直接在契约锁批量发起多份人事合同签署请求,双方直接通过手机就能快速盖章、签字,一改过去麻烦的签署过程。

①企业批量发起

②极速通知员工签署

③批量完成用印

• 各类证明文件

员工日常所需的各类人事证明类文件,可以用契约锁设定好统一的审批规则、内容模版,员工随时随地都能申请盖章、开证明。

例如:公积金、在/离职、收入证明等

①选择文件类型

②套用模板自动填充内容

③在线审核用印

二、政务类

为政府机关、事业单位解决公文用章需求,借助管理软件、公文管理系统为组织提供集“公文拟稿、签发、套红、用印、打印、签收”一体化的公文服务。

↓ 例如:

• 各类日常公文

所有公文可以在线编辑、套红、盖章,同时支持在线验真、全程防篡改,借助防伪打印服务,实现多地区公文分发服务。

三、产品销售类

可以与ERP业务系统、办公系统、钉钉、企业微信等一键集成,解决销售型组织在产品外销过程中与外部经销商、代理商、客户之间各类合同、文件线上用印需求。提高签署效率,实现全程电子化的产销管理。

↓ 例如:

• 经销商合作协议

在契约锁快速完成企业内部盖章,同步触发签署通知给经销商,通过短信就能完成身份认证、签署合同,同步记录信息。

(内部完成用印)

• 销售订单

将业务系统中的各大销售信息上报,形成销售订单,通过接入契约锁平台同步完成内部用印审核,由短信触发客户签署,信息精准、速度快。

• 销售合同

大批量的产品销售合同在业务系统形成的半电子化基础上,接入电子印章,帮助实现合同信息自动审批填报,一键用印、同步触发客户签署,零快递签合同。

①编辑合同发起用印

②用印验证

 ③经销商、客户、代理商以短信签署

• 电子对账单

把契约锁的电子印章直接接入客户的经销商系统后,企业可以随时与几十、上百个经销商直接在线上使用电子印章完成对账。

(电子对账单样式)

企业方,在经销商系统按照客户、月份、时间查看各个时段的交易账单,包括交易商品、已付账款等详细信息,并通过电子印章功能自动签署,生成电子对账单。

经销商,通过短信查收企业签署的电子对账单,经过核查无误后,直接在契约锁进行身份认证即可签署审批意见,完成电子用印。

• 招商合同

企业和商户的招商合同,可以直接从契约锁平台发起,企业内部审核加盖好电子印章,系统自动短信邀请商户登录完成签署。

• 加盟协议

对于连锁品牌的加盟业务,所有加盟协议的签署直接在契约锁批量发起,解决大批量加盟带来的用章麻烦,无需借助快递就能轻松签署协议。

四、招采类

在ERP、OA软件的基础上,接入契约锁电子印章,为组织和外部供应商打造一个招采文件电子化签署平台,确保采购信息权威、提升采购效率。

↓ 例如:

• 询价函/报价单

从发起询价邀请到供应商报价,通过接入契约锁电子印章可以全面打通流程,组织询价函用印、供应商报价单用印高效、无纸化。

• 招标文件

发布招标文件、资质文件审核电子化,直接加盖电子印章,同步推送到外部供应商平台,彻底实现全程电子化。

①招标公告

②资质文件

③中标公告

• 采购合同

形成草拟、审核、盖章一体化的内部合同签署过程,供应商直接用短信移动签署。

五、地产工程类

针对房地产、物业管理行业大批量的物业服务协议,用契约锁可以同时解决几百、上千份协议的用章问题,减少人工全程无纸化,降低业务成本。

↓ 例如:

• 工程分包合同

针对大型建筑施工中的工程分包业务,通过在业务系统接入电子印章,总承包商和分包商可以随时在契约锁签署电子分包合同,零邮寄、安全、无纸化。

• 外包服务协议

常见的各类技术、采购、施工外包业务,客户可以直接和服务提供企业在契约锁完成合同签署,节约协议起草时间,提升双方协作效率。

• 物业服务协议

电子化签署可以直接使用内容模板批量发起多份协议用章请求,内部人员几分钟就能加盖好电子印章,缓解人工压力。

六、租赁服务类

不同类型的租赁服务中,协议或者合同书是重要的租赁凭证,契约锁电子印章可以为租赁企业和客户提供一个在线签署平台,不仅解决内部用印问题,还能轻松签协议,内容可查、可验的签署模式更能保证双方权益。

↓ 例如:

• 商业租赁协议

为地产商和商户之间提供一个签署平台,已经帮助部分房地产行业客户将租赁协议签署时间从一个月缩短到一周。

• 房屋租赁合同

解决房东与租客距离远不能第一时间签合同的麻烦,帮助众多互联网租赁平台实现服务协议在线签署,安全又便捷。

七、物流运输类

与业务软件连接,为发货方(企业)、承运方(物流)、收货方打造承运服务对接签署平台,实现业务文件全程电子化签署

↓ 例如:

• 物流承运协议

让发货企业和物流企业在线上签署承运协议,文件内容全程防篡改、签署进度可见,提升双方服务效率。

• 货运单

为发货方、承运方与收货方提供线上协议签署平台,实现签约、跟踪、收货一体化。

发货方,草拟货运单发起内部用印,系统自动触发承运方签字。

①发起签署,设置好三方签署顺序

②填充内容

③完成用印

承运方,通过短信链接登录完成签署,系统自动通知收货方,根据收货情况按时签署,全程无纸化流转。

• 发货单

可以和业务系统集成一键生成发货单确认流程,物流方审核无误即刻出库发货,全程线上流转,沟通快。

• 收货单

帮助物流公司和收货方建立及时验货签署服务,运输一完成随时签署验收单,高效验货。

• 运输证明

为一些国企和大型制造企业的货物运输证明提供内部用印平台,智能审批用印,确保每次运输安全。

八、金融保险类

针对各类保险、期货、信贷业务提供协议电子化签署服务,电子印章可验、可查、真实的签署环境更有利于金融业务交易安全。

↓ 例如:

• 期货仓单

仓单是提取仓储物的凭证。存货人或者仓单持有人有仓单背书并经保管人签字或者盖章的情况下,可以转让、提取仓储物。

根据大宗商品客户实际部署需求,契约锁可以与仓单管理系统集成,实现仓单信息、签署一体化管理。存货单位与仓储企业直接借助电子印章生成电子仓单,可以作为提货凭证,降低签署成本。

(对接仓单管理系统直接发起电子用印)

• 保险保单

契约锁在为保险行业客户服务中,已经实现了保险单电子化签署,可以针对不同产品设置保单模板,直接实现保险公司内部用印、外部投保客户签署,实现保单电子化。

(保单电子用印)

九、行政类

行政类文件在客户签署需求中应用多,各类通知单、公告、制度文件、决策宣布等材料都能借助契约锁电子印章轻松完成内部用印。

↓ 例如:

• 通知单

一般性材料不用浪费时间排队等印章,内容审核一通过即刻用印,减少重复性工作,用印快。

十、业务审核类

针对部分客户内部重要业务事前请示所需的请示单,可以在契约锁上传请示内容事先审核用印。

↓ 例如:

• 业务请示单

重要业务需要向上级请示,都能直接在契约锁系统对加盖电子印章生成电子请示单。

十一、教育培训类

契约锁已经帮助培训机构、互联网教育平台解决了与学员之间各类文件的电子用印、签约需求。不仅机构内部用印快,学员签约也快。

↓ 例如:

• 教育培训合同

销售们直接在契约锁发起一份培训合同签署,系统自动短信提醒学员登录签约,一方签署完成机构即刻加盖电子印章,全程无纸化。

• 电子成绩单

契约锁可以和培训机构、高校内部管理系统集成,将所有学生的成绩单在线加盖学校/机构的电子印章,确保线上公布成绩的有效性。

十二、科研/检测类

针对研究院、各大检验机构日常业务,可以对各种检测报告、技术成果申报文件提供电子用印

↓ 例如:

• 检测报告

①完成报告详细内容填报

②快速用印

• 成果申报文件

针对各类研究院日常研究成果申报所需文件,契约锁可以直接和机构的项目系统连接,自动生成申报文件,快速实现电子用印。

十三、财务类

契约锁可以和财务系统、办公管理软件集成,帮助客户实现财务全程电子化管理。财务工作中常见的报销单、工资单可以直接通过报销流程、工资审核流程自动审批用印。

↓例如:

• 报销/借款单

为了方便财务操作,类似于报销单、借款单等在内的企业单签文件,通过接入财务管理系统或者管理软件,可以直接实现一条流程审核、加盖电子印章,快速用印。

• 财务收据单

契约锁可以和财务软件集成,各类销售、采购业务中一旦出现收、退款,系统会自动通过契约锁加盖电子财务印章、生成电子收据,并以短信将电子单据发送给客户。

同时,单据材料自动保存在契约锁系统,有第三方认证保证,一旦发生纠纷随时可以提供具有公证力的取证。

十四、医疗健康类

契约锁在许多医院、医疗机构客户服务中,已经借助电子印章实现了日常诊疗文件的电子化签署,降低用纸成本,提高服务效率。

↓ 例如:

• 病例单/化验单/体检报告

与医疗机构自身的业务系统集成,各类化验单、检查报告、手术确认书直接加盖电子印章,患者直接在线上查看、签署,无需纸质文件。

契约锁电子印章签署优势:

可以确保真实身份:签署双方由CA数字中心提供全程身份认证,签署不可抵赖。

可以选择签署工具:契约锁平台可以在电脑或任意移动设备下载使用,随时用章。

可以设置内容模板:所有类型的文件都能提前配置内容模板,草拟规范、上报快。

可以实现批量签署:大批量的用印请求,可以根据业务类型设置批量签,处理快。

可以监控签署进度:发起的每一次签署都能直接在平台查看签署进度,反馈及时。

可以进行数据存证:所有签署过程中的操作信息、用印文件全部存档,随时查验。

可以提供司法鉴定:发生纠纷可以为客户提供司法出证服务,提供有效法律证据

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