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电子印章6大管理法则,契约锁帮您轻松应对管理
作者:契约锁电子合同 1568772457000

实体印章使用中风险不断,考虑到“印章”特殊的法律效力,可靠的电子印章更有利于组织实现规范管理、规避用章风险。

现在:通过契约锁平台就能直接制作和管理具有法律效力的电子印章,让所有印章统一到一个平台“按需发放、授权使用”,用章麻烦一扫光。

 “6大法则”全程监管印章

第一条:凡事要申请

《管理法则》:为了规范组织的印章管理制度,电子印章的使用和管理必须事前申请,授权执行。

契约锁电子签章平台可以和任意业务系统、管理软件集成,为客户打造电子化印章管理体系,无论是制章、销毁还是使用,全部经流程审核执行,确保每次操作充分授权,提升管理规范性。

第二条:印章管理全周期

《管理法则》:电子印章“制作、变更、作废和收回”的过程,必须及时上报、同步更新,确保电子印章信息有效、统一。

契约锁可以和业务系统以及管理软件集成,从印章制作到作废,对每一枚印章进行全生命周期的管理,全程追踪印章信息变化,防止用章混乱,使用收放自如。

1)轻松制作

组织上下所有印章都可以根据实体章样式直接在线制作一个电子版,审核一通过印章即刻生效,操作十分简单。

(在线制作)

2)同步变更

为了防止印章混乱,一旦印章信息变化,比如名称、使用范围等,相关人员可以通过流程上报变更信息,由管理员统一调整,确保电子印章信息准确,提升响应效率。

3)一键停用

所有电子印章,无论是删除还是作废,都必须经过系统统一操作,哪些印章能用、哪些已经作废一目了然,防止混乱。

(一键停用印章)

4)权限收回

为了确保印章使用安全,契约锁可以通过管理软件、HR系统监控员工离职情况,离职的同时同步收回印章使用权,防止印章外泄。

第三条:印章专人存管

《管理法则》:所有电子印章必须由专人统一管理,印章的制作、变更和调用全由专人统一操作,权责明确。

契约锁可以为组织制作具有法律效力的电子印章,为每枚印章授权管理员,明确管理权限,确保电子印章安全。

1)建立电子印章台账

组织的所有电子印章信息都会通过一张表单集中呈现,查找、编辑起来很方便。

(电子印章台帐)

2)指定印章管理员

印章管理员直接在契约锁后台指定、授权,所有印章只有管理员才能统一调度和管理,明确使用权限,减少人工干预,管理更放心。

第四条:统一授权使用

《管理法则》:所有电子印章的使用必须提前申请,经上级领导审批授权、按需调用,确保每枚印章使用权限清晰,不可乱用、无权冒用。

契约锁通过和管理软件、业务系统集成,可以让组织各类业务中的用章需求,全部经流程按需申请,减少人为干预,防止用错章、冒用、乱用章。

1)控制使用权限

每枚电子印章都有精细的使用限制,制作的同时就能同步设置好使用权限,使用对象都有严格设定,杜绝人情章。

(人员使用权限控制)

2)用章申请流程化

在与管理软件、业务系统集成的基础上,可以为不同业务打造特定的使用流程,每次用章都有事前申请,经过严格的审核、授权使用,无需线下跑腿签字,高效用章。

3)批量签署用章快

一些大型企业无论是人事合同还是各类业务证明,每天可能有几百、上千份文件等着盖章,为了提升效率减少手工操作,契约锁的批量签功能可以自动筛选文件,让多份文件一键盖章,全面节省人力,提升用章效率。

(批量签署)

第五条:审计材料记录全

《管理法则》:电子印章必须要有详细的操作记录,可以定期、随时抽查每枚印章的使用情况,提升风险识别能力。

契约锁“用章日志”对每个印章的基本信息和全过程操作都有详细的信息记录,无论是数字证书、印章名称、使用范围等基础信息,还是用章人、用印文件、用印时间等操作信息,都能第一时间调阅,审计更全面。

(印章使用日志)

第六条:过程文件有档案

《管理法则》:确保电子印章全过程文件可以及时、有序的形成档案材料,形成高效的信息查询、核验过程。

线下用章阶段,所有用印文件全靠人工整理、保管,文件一多,并不利于长期存管,查找也不方便。

现在,契约锁电子签章平台可以为客户提供文件存管服务,所有用印文件自动存入系统,还能通过管理软件,帮助客户形成一套标准的用印文件管理应用,存、查、共享全面一体化。

小结:

契约锁开放的电子印章系统,可以随时和管理软件、业务系统、企业微信、钉钉等连接,把电子印章技术接入组织业务场景,满足各类业务的签署需求。让更多客户安全、高效用印,彻底实现全程电子化业务管理。

>>契约锁电子印章法律有效性解读:合法有效的电子印章并不是简单的电子化的印章图形,仅有印章电子化图形是没有法律效力的。契约锁的电子印章都有匹配的电子签名,通过“数字证书、时间戳、数据存证”等技术保障,确保印章合法、有效。

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