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俊发集团引入契约锁电子合同|让多元化业务“无纸化签署”
作者:契约锁电子合同 1563443488000

作为中国房地产50强、中国物业服务30强企业,俊发集团的信息化建设一直走在行业前端。从内部办公自动化,到引入契约锁率先实现电子合同应用,无纸化的用章、签署环境正在帮助俊发全面提升业务办理效率。

俊发集团的业务涉及房地产开发、房建工程、市政道路、物业服务、商业及酒店运营等多个领域,是典型的多元化产业集团。如何借助管理让业务实现长效发展,是俊发在正式步入第21个年头做出的创新改变。

从“办公自动化”到“业务无纸化签署” :

起初,俊发集团上了办公自动化软件,统一了全集团办公平台,完成了信息、业务、人员一体化转型。但是,业务中的“各类文件”却依然停留在“实体用章”阶段,合同、协议即使在线上草拟,还是得拿到线下签字、盖章。

无论是内部员工用章,还是外部签署用章,文件和印章总要周转在各个区域,印章安全、文件安全、签署效率得不到有效管控。

现在,经过连接契约锁电子合同平台,实现多套系统串联,打通各类业务电子签署场景,经过“可视、可控、可查”的用章环境,实现“用章、签署”集中管控。

覆盖俊发集团“5大业务”的电子合同平台

俊发集团当前的签章管理问题来源于其本身业务多、机构多带来的“用章需求、用章安全、管理效率”等问题。

契约锁电子合同平台可以通过连接俊发原有的办公系统,轻松接入各类业务场景,让原本几周才能搞定的文件签署工作,一天就能安全、高效的完成。

1、人资文件证明

应用效果:零沟通、零跑腿,即使领导不在也能随时通过系统盖章、开证明。

过去,俊发集团的各类人资类文件的用印,比如公积金证明、在职证明、在职证明(主要用于签证办理的证明)等,基本上处于员工需要跑去找人力部门盖章的状态。

但是,常常因为等签字、等盖章浪费大量时间,项目上的员工为了开一份证明还得大老远的跑回公司盖章,万一时间协调不好一天都盖不了章,效率和体验成为难题。

现在,借助契约锁与原有办公系统连接,文件内容有模版、用章签字电子化,所有证明文件加盖电子章,随时随地打印出来就能使用。

2、员工跟投协议

应用效果:解决上千份文件收集难、敲章慢难题,全面提升跟投效率。

俊发集团内部员工的跟投业务常常一次就会涉及几百、上千名员工。过去,虽然俊发集团已经通过和ERP软件对接实现了文件电子化,但是,签章环节还得依靠“实体章”。每次发起跟投,管理人员不仅要花大量时间去组织员工们按时上交签字文件;主管部门还要手动给上千份文件敲章,工作量太大、效率跟不上。

现在,通过引入契约锁电子签章系统,在对签署双方的身份和文件有效性进行全面保障的同时,跟投过程中所需的《风险告知》、《跟投协议》、《出资证明》等文件只需在手机端就能智能发起签署,高效、安全、有保障。

3、物业服务协议

应用效果:减少《协议》文件用章中间环节,缩短周转时间,以批量加盖电子章全面解放人力。

作为俊发集团的核心业务,每个项目集中交付时,可能同时有几百、上千套房源等着签物业协议。

过去,实体盖章阶段,一份打印好的物业协议先要在物业公司盖章再给交房部完成签约,短短一天时间,档案管理人员可能面临数千份待敲章文件,不仅耗时、费力,成本也不小。

现在,通过连接契约锁电子合同平台,所有物业协议随时用一条流程就能批量完成审核、用印,打印后就能直接用于签约,中间过程迅速简化,签约效率提升。

4、商业租赁合同

应用效果:审核、盖章全面线上办理,签署周期从一个月缩短至一周,减少商户等待时间,提升租赁效率。

在俊发集团的商业租赁业务中,每天都有很多商户需要签租赁合同。但是,过去整个租赁合同的签署都在线下办理。内容审核、用章申请都要项目人员亲自跑,商户们平均要一个月才能拿到合同,过长的等待周期不仅降低了服务满意度,还可能错失商户。

为了减少中间的周转时间,现在通过接入契约锁的电子合同平台,打通了租赁合同签署流程,合同的生成、审核全面线上,快速将签署周期缩短至一周,不仅有效减少了租户的等待时间,还提升了内部协作效率,又快、又方便。

5、招采过程文件

应用效果:电子签章打通招采电子化管理最后一环,全过程文件线上签署,全面提升管理效率。

虽然俊发现有招采管理系统实现了采招业务在线管理,但是招标过程中的各类文件,比如招标文件、招标公告、招标答疑、评标文件、中标通知书/感谢函等,仍在用实体印章签署,效率得不到最大优化。

现在,契约锁通过和ERP软件集成,为俊发集团的招采业务打通了签字、盖章环节。所有文件直接在线上就能快速审核、签署,全程电子化的业务闭环让集团的招采效率得到了最大优化。

小结:

电子合同的逐渐普及,让组织全面无纸化办公成为可能,越来越多行业开始引入电子签章打通业务管理体系。此次与俊发集团的合作,契约锁电子签章服务不仅为俊发化解了大型集团用章难问题,逐渐打通的业务电子化管理体系正在为俊发实现管理升级:

加强总部集中管控能力:统一管控的印章管理模式,有助于发挥集团总部的印章管控作用,掌控每一枚印章的去向,全面降低用章风险。

业务管理成本有效降低:以电子化文件、流程,彻底改变传统情况下文件堆积如山、来回快递的局面,从每一个环节把控业务管理成本。

全面提升业务满意度:集中可控的签署让集团满意、智能简单的操作让员工满意、高效安全的签署让客户满意。


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